Polityka prywatności

POLITYKA PRYWATNOŚCI LLUM SPACE

1. Informacje ogólne

Niniejsza Polityka prywatności określa zasady przetwarzania danych osobowych użytkowników strony internetowej LLUM SPACE.

Administratorem danych osobowych jest: privacy@llumspace.com

ASENSO spółka z ograniczoną odpowiedzialnością
ul. Puławska 77/U5
02-662 Warszawa
KRS: 0000517814
NIP: 8792674496
REGON: 341601830
Kapitał zakładowy: 5 000,00 zł

Kontakt w sprawach związanych z ochroną danych osobowych:

Dane osobowe przetwarzane są zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa, w szczególności z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679, czyli RODO.

2. Zakres przetwarzanych danych

W zależności od sposobu korzystania ze strony możemy przetwarzać następujące dane:

  • imię i nazwisko,
  • adres e-mail,
  • numer telefonu,
  • nazwa firmy lub organizacji,
  • stanowisko lub rola zawodowa, jeżeli zostaną podane,
  • treść wiadomości przesłanej przez formularz,
  • temat kontaktu, np. współpraca, wdrożenia, Aplikacja My LLUM, membership, media lub przyszłe lokalizacje,
  • dane techniczne związane z korzystaniem ze strony, takie jak adres IP, typ urządzenia, typ przeglądarki, identyfikatory cookies oraz informacje o aktywności na stronie.

Na obecnym etapie strona LLUM SPACE ma charakter informacyjny i kontaktowy. Nie zakładamy zbierania danych szczególnych kategorii, w tym danych dotyczących zdrowia.

Jeżeli w przyszłości w ramach aplikacji My LLUM, rezerwacji, membershipu lub innych funkcji będą przetwarzane informacje związane ze stanem zdrowia, samopoczuciem, preferencjami doświadczeń lub regeneracją, zasady ich przetwarzania zostaną opisane osobno albo w zaktualizowanej wersji niniejszej Polityki prywatności.

3. Cele i podstawy prawne przetwarzania danych

Dane osobowe mogą być przetwarzane w następujących celach:

3.1. Obsługa formularza kontaktowego i korespondencji

Dane podane w formularzu kontaktowym lub w wiadomości e-mail przetwarzamy w celu udzielenia odpowiedzi, obsługi zgłoszenia oraz prowadzenia dalszej korespondencji.

Podstawa prawna:
art. 6 ust. 1 lit. f RODO — prawnie uzasadniony interes administratora polegający na obsłudze zapytań i komunikacji z osobami zainteresowanymi LLUM SPACE.

3.2. Obsługa zapytań dotyczących współpracy i wdrożeń

Jeżeli kontakt dotyczy współpracy, wdrożenia LLUM SPACE, formatu hotelowego, resortowego, standalone, partnerskiego lub franczyzowego, dane przetwarzamy w celu analizy zapytania, prowadzenia rozmów, przygotowania odpowiedzi oraz ewentualnego podjęcia dalszych działań biznesowych.

Podstawa prawna:
art. 6 ust. 1 lit. f RODO — prawnie uzasadniony interes administratora polegający na rozwijaniu działalności oraz obsłudze zapytań biznesowych;
art. 6 ust. 1 lit. b RODO — jeżeli kontakt zmierza do zawarcia lub wykonania umowy.

3.3. Zapis na informacje o LLUM SPACE, My LLUM i membershipie

Jeżeli użytkownik zapisuje się na listę zainteresowanych, newsletter lub wyraża zgodę na otrzymywanie informacji o LLUM SPACE, My LLUM, membershipie, wydarzeniach, przyszłych lokalizacjach lub współpracy, dane przetwarzamy w celu przesyłania takich informacji drogą elektroniczną.

Podstawa prawna:
art. 6 ust. 1 lit. a RODO — zgoda użytkownika.

Zgodę można wycofać w dowolnym momencie, bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem.

3.4. Prowadzenie działań analitycznych

Dane techniczne i informacje o sposobie korzystania ze strony mogą być przetwarzane w celu analizy ruchu na stronie, poprawy jej działania, optymalizacji treści oraz mierzenia skuteczności komunikacji.

Podstawa prawna:
art. 6 ust. 1 lit. f RODO — prawnie uzasadniony interes administratora polegający na analizie i optymalizacji strony;
art. 6 ust. 1 lit. a RODO — w przypadku cookies lub narzędzi analitycznych wymagających zgody.

3.5. Zapewnienie bezpieczeństwa strony

Dane techniczne mogą być przetwarzane w celu zapewnienia bezpieczeństwa strony, zapobiegania nadużyciom, wykrywania błędów, ochrony systemów oraz przeciwdziałania nieuprawnionemu dostępowi.

Podstawa prawna:
art. 6 ust. 1 lit. f RODO — prawnie uzasadniony interes administratora polegający na zapewnieniu bezpieczeństwa strony i infrastruktury technicznej.

3.6. Dochodzenie lub obrona przed roszczeniami

Dane mogą być przetwarzane w celu ustalenia, dochodzenia lub obrony przed ewentualnymi roszczeniami.

Podstawa prawna:
art. 6 ust. 1 lit. f RODO — prawnie uzasadniony interes administratora polegający na ochronie praw administratora.

4. Dobrowolność podania danych

Podanie danych osobowych jest dobrowolne, ale może być konieczne do skorzystania z określonych funkcji strony, takich jak formularz kontaktowy, zapis na informacje o LLUM SPACE lub przesłanie zapytania dotyczącego współpracy.

Brak podania wymaganych danych może uniemożliwić udzielenie odpowiedzi lub obsługę zgłoszenia.

5. Okres przechowywania danych

Dane osobowe przechowujemy przez okres niezbędny do realizacji celu, w którym zostały zebrane.

W szczególności:

  • dane z formularza kontaktowego przechowujemy przez czas potrzebny do obsługi zgłoszenia, a następnie przez okres potrzebny do zabezpieczenia ewentualnych roszczeń;
  • dane dotyczące zapytań biznesowych i współpracy przechowujemy przez czas prowadzenia rozmów, a następnie przez okres potrzebny do celów dowodowych, rozliczeniowych lub prawnych;
  • dane przetwarzane na podstawie zgody przechowujemy do czasu jej wycofania;
  • dane techniczne i analityczne przechowujemy zgodnie z ustawieniami narzędzi analitycznych i cookies;
  • dane wymagane przepisami prawa przechowujemy przez okres wynikający z tych przepisów.

6. Odbiorcy danych

Dane osobowe mogą być przekazywane podmiotom, które wspierają administratora w prowadzeniu strony, komunikacji i obsłudze zgłoszeń, w szczególności:

  • dostawcom hostingu i infrastruktury technicznej,
  • dostawcom platformy strony internetowej,
  • dostawcom poczty elektronicznej,
  • dostawcom formularzy kontaktowych,
  • dostawcom narzędzi CRM,
  • dostawcom narzędzi analitycznych,
  • dostawcom narzędzi newsletterowych i marketingowych,
  • podmiotom świadczącym obsługę informatyczną,
  • kancelariom prawnym, księgowym lub doradcom,
  • organom publicznym, jeżeli wymagają tego przepisy prawa.

Jeżeli strona działa na platformie Shopify, dane mogą być przetwarzane również przy wykorzystaniu infrastruktury i usług Shopify.

7. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy

Niektóre narzędzia wykorzystywane na stronie mogą wiązać się z przekazywaniem danych poza Europejski Obszar Gospodarczy, w szczególności do Stanów Zjednoczonych, Kanady lub innych państw.

W takim przypadku przekazywanie danych odbywa się z zastosowaniem odpowiednich mechanizmów prawnych przewidzianych w RODO, takich jak decyzja Komisji Europejskiej stwierdzająca odpowiedni stopień ochrony, standardowe klauzule umowne lub inne zabezpieczenia wymagane przepisami prawa.

8. Prawa użytkownika

Osobie, której dane dotyczą, przysługują następujące prawa:

  • prawo dostępu do danych,
  • prawo do sprostowania danych,
  • prawo do usunięcia danych,
  • prawo do ograniczenia przetwarzania,
  • prawo do przenoszenia danych,
  • prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania,
  • prawo do wycofania zgody w dowolnym momencie, jeżeli dane są przetwarzane na podstawie zgody,
  • prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

W celu realizacji praw można skontaktować się z administratorem pod adresem:
privacy@llumspace.com

9. Newsletter i komunikacja marketingowa

Jeżeli użytkownik wyrazi zgodę na otrzymywanie informacji o LLUM SPACE, jego dane będą przetwarzane w celu przesyłania komunikacji związanej z marką.

Komunikacja może obejmować w szczególności:

  • informacje o starcie LLUM SPACE,
  • informacje o aplikacji My LLUM,
  • informacje o membershipie,
  • informacje o przyszłych lokalizacjach,
  • zaproszenia do wydarzeń,
  • informacje o współpracy i wdrożeniach,
  • treści związane z neuro-wellness, regeneracją, rytuałami i doświadczeniami LLUM.

Użytkownik może w każdej chwili zrezygnować z otrzymywania takiej komunikacji, korzystając z linku rezygnacji w wiadomości lub kontaktując się z administratorem.

10. Formularze kontaktowe

Formularze dostępne na stronie mogą służyć do:

  • kontaktu ogólnego,
  • zgłoszenia zainteresowania LLUM SPACE,
  • zapisu na informacje o My LLUM,
  • zapisu na informacje o membershipie,
  • zapytań dotyczących współpracy,
  • zapytań dotyczących wdrożeń standalone, hotelowych, resortowych, partnerskich lub franczyzowych,
  • kontaktu medialnego.

Dane podane w formularzu będą przetwarzane w celu obsługi zgłoszenia, chyba że użytkownik wyrazi osobną zgodę na otrzymywanie komunikacji marketingowej.

11. Pliki cookies

Strona może korzystać z plików cookies oraz podobnych technologii.

Cookies to niewielkie pliki zapisywane na urządzeniu użytkownika, które pozwalają zapewnić prawidłowe działanie strony, zapamiętać preferencje użytkownika, analizować ruch na stronie lub prowadzić działania marketingowe.

Strona może korzystać z następujących kategorii cookies:

Cookies niezbędne

Są konieczne do prawidłowego działania strony i nie można ich wyłączyć w ramach podstawowego funkcjonowania serwisu.

Cookies analityczne

Pomagają analizować sposób korzystania ze strony, źródła ruchu i popularność poszczególnych treści.

Cookies marketingowe

Mogą być wykorzystywane do prowadzenia działań marketingowych, remarketingu lub mierzenia skuteczności kampanii.

Cookies funkcjonalne

Pozwalają zapamiętać preferencje użytkownika i poprawić komfort korzystania ze strony.

Użytkownik może zarządzać cookies z poziomu ustawień przeglądarki oraz, jeżeli zostanie wdrożony, z poziomu banera lub panelu zarządzania zgodami na stronie.

12. Zgoda na cookies

Cookies niezbędne mogą być stosowane w celu zapewnienia działania strony.

Cookies analityczne, marketingowe lub inne niewymagane do działania strony będą stosowane zgodnie z obowiązującymi przepisami i, jeżeli będzie to wymagane, po uzyskaniu zgody użytkownika.

Użytkownik może w każdej chwili zmienić ustawienia cookies, wycofać zgodę lub usunąć pliki cookies w ustawieniach przeglądarki.

13. Narzędzia zewnętrzne

Na stronie mogą być wykorzystywane narzędzia zewnętrzne, takie jak:

  • platforma strony internetowej, w tym Shopify, jeżeli strona działa na Shopify,
  • Google Analytics,
  • Google Tag Manager,
  • Meta Pixel,
  • narzędzia mailingowe,
  • narzędzia CRM,
  • narzędzia do formularzy kontaktowych,
  • osadzone treści z serwisów zewnętrznych, np. Instagram, YouTube, Vimeo, Spotify lub Apple Music.

Dokładna lista narzędzi zależy od aktualnej konfiguracji strony i może być aktualizowana.

14. Profilowanie i automatyczne podejmowanie decyzji

Na obecnym etapie nie podejmujemy wobec użytkowników decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu danych, które wywoływałyby wobec nich skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na nich wpływały.

Możemy prowadzić podstawową analizę aktywności użytkowników na stronie w celu poprawy komunikacji, treści i działania strony.

Jeżeli w przyszłości w ramach My LLUM zostaną wdrożone rekomendacje doświadczeń, rytuałów lub treści, zasady działania takich rekomendacji zostaną opisane w osobnej informacji lub aktualizacji niniejszej Polityki prywatności.

15. Bezpieczeństwo danych

Stosujemy odpowiednie środki techniczne i organizacyjne, aby chronić dane osobowe przed nieuprawnionym dostępem, utratą, zniszczeniem, zmianą lub ujawnieniem.

Dostęp do danych mają wyłącznie osoby i podmioty, które potrzebują go do realizacji określonych celów, takich jak obsługa strony, komunikacja, zapytania, współpraca lub obowiązki prawne.

16. Dane dzieci

Strona LLUM SPACE nie jest kierowana do dzieci. Nie zbieramy świadomie danych osobowych dzieci.

Jeżeli dowiemy się, że przetwarzamy dane dziecka bez wymaganej zgody lub podstawy prawnej, podejmiemy działania w celu ich usunięcia.

17. Zmiany Polityki prywatności

Polityka prywatności może być aktualizowana, w szczególności w przypadku:

  • rozwoju strony,
  • uruchomienia My LLUM,
  • uruchomienia membershipu,
  • dodania nowych formularzy,
  • wdrożenia rezerwacji,
  • uruchomienia sprzedaży produktów, voucherów lub rytuałów domowych,
  • zmiany narzędzi analitycznych, marketingowych lub technicznych,
  • zmiany przepisów prawa.

Aktualna wersja Polityki prywatności będzie dostępna na stronie LLUM SPACE.

18. Data obowiązywania

Niniejsza Polityka prywatności obowiązuje od dnia: 18 maja 2026 r.